De Accountancy Hypecycle van 2021 | Door Frans Heitling

Accountancy en ICT tussen democratisering en toezicht

Nieuwe technologieën komen en gaan. Digitalisering is dan ook een verzamelterm. Onder de paraplu van de automatisering schuilen hypes, zoals blockchain, mobile first, cloud computing en robotisering. Maar wat betekenen die trends voor de MKB-accountant? Om daar achter te komen, deed Frans Heitling, vorig hoofdredacteur van Accountancy Vanmorgen, een ronde langs de marktvorsers en kenners. In dit artikel de, volgens hen, belangrijkste trends in de digitalisering van de accountancy. En de stand van de Accountancy Hypecycle.

De vorige Accountancy Hypecycle is inmiddels een jaar oud en kwam in maart 2020 tot stand, bij de start van corona, het prille begin van de eerste lockdown. Bram Jonker van Deloitte signaleerde toen een belangrijke trend: de democratisering van technologie. Kort samengevat: natuurlijk, je kunt langetermijnverandertrajecten inzetten om de cultuur en de veranderbereidheid binnen je kantoor vorm te geven, of te stimuleren. Maar je kunt ook gewoon beginnen, proberen, experimenteren, vallen en opstaan – moderne technologie faciliteert dat allemaal. Deze ontwikkeling zet door. De etiketten die daarbij horen zijn: robotisering en low code.

TREND 1

Eén jaar corona

We zien dat de digitalisering binnen kantoren een enorme vlucht heeft genomen in coronatijd. Vrijwel iedere organisatie heeft in één keer enorme stappen gemaakt. Om twee redenen:

  1. het kan, maar dat was eigenlijk al een paar jaar het geval;
  2. het moest, immers er lag het dringende en dwingende advies toch vooral thuis te werken.

Inmiddels werken veel accountants al ruim een jaar meerdere dagen per week vanuit huis, met videoapplicaties als Zoom en Teams en op afstand online. Anekdotisch is in dit geval het verhaal van Felix MKB, een accountantskantoor in het Overijsselse IJsselmuiden. Eigenaar Jos Felix maakte een elektriciteitsstoring mee – zo vertelde hij ons in februari 2020 pal voor de eerste lockdownperiode – in de straat waar zijn kantoor is gevestigd. Zijn pand zat een paar dagen zonder stroom; hij en zijn

medewerkers gingen toen allemaal naar huis waar zij eenvoudig, online, verder konden werken. Met die praktijk hebben nu vrijwel alle accountants- en administratiekantoren ervaring.Voor deze nieuwe editie van de Accountancy Hypecycle spraken we weer met Fou-Khan Tsang, voorzitter van de raad van bestuur van Alfa, adviseur IT en verandermanagement Reindert Doorn van DOCCO, senior commercial productmanager Martin van Vliet van Exact en – relatieve buitenstaander – sectorbankier Han Mesters van ABN AMRO.

Een jaar later valt het aantal nieuwe ontwikkelingen opnieuw reuze mee. Vorig jaar signaleerden we de opmars van doe-het-zelf-boekhoudpakketten voor zzp’ers en het kleine MKB. Software zoals MoneyMonks, Ficsus.nl, E-Boekhouden en DigiBTW zijn niet meer weg te denken uit het Nederlandse softwarelandschap. Het zijn bovendien bedreigingen voor kleine accountants- en administratiekantoren.

Kantoren lopen het risico dat dergelijke software marktaandeel wegvreet. De crux van deze software is dat boekingen grotendeels kunnen worden geautomatiseerd en dat vervolgens een BTW-aangifte verzorgen geen

rocket science meer is. Het label dat we daar vorig jaar op plakten, was Robotic Process Automation. We zien deze trend niet alleen in het softwareaanbod gericht op het kleine MKB en zzp’ers, maar ook in de propositie van de grote softwareaanbieders. Martin van Vliet van Exact maakt daar geen geheim van: slimme software kan boekingen steeds vergaander automatiseren. De administratiesoftware is steeds vaker toe te spitsen op branches en sectoren. Slimme software herkent de aard van de boeking, hoe soortgelijke transacties in het verleden werden geboekt en hoe vergelijkbare ondernemingen dit administreren. Daarbij geldt bovendien dat de smartphone van de eindgebruiker of ondernemer nadrukkelijk in beeld is. Via de app op de mobiele telefoon kunnen al heel veel administratieve transacties worden verwerkt. De adoptiefase voor deze ontwikkeling lijkt daarmee op zijn plaats.

TREND 2

Boekhouden weer terug naar accountants

In deze editie van de Accountancy Hypecycle focussen we wat minder op de technologie sec, maar iets meer op de consequenties van technologische ontwikkelingen. Zo signaleren we de trend dat meer ondernemers hun boekhouding opnieuw uitbesteden aan hun accountant. Jarenlang was de beweging de andere kant op: doe het als ondernemer zelf, het kan eenvoudiger en is goedkoper. Nu geldt misschien wel meer: waarom zou je het als ondernemer zelf doen? Beperk je tot de noodzakelijke dingen. De accountant zorgt voor goed ingerichte administraties – koppel boekhoudingen aan bankrekeningen, voer inkooporders in, scan

onkostenbonnetjes, doe je salarismutaties eenvoudig in de app – en het accountantskantoor en de software zorgen voor de rest.

Deze trend wordt bijvoorbeeld gesignaleerd door Martin van Vliet – en dat biedt accountants kansen. Boekhouden en diensten als fiscale aangiftes en KvK-deponeringen zijn de basis van de dienstverlening van de accountants- en administratiekantoren. Als kantoor haal je met die dienstverlening veel gedoe weg bij je klant. Kantoren als BDO en Marshoek hebben hier al grote stappen gemaakt door administraties van bijvoorbeeld franchiseketens te insourcen. Een mogelijke spin-off is dat het een basis biedt voor het verbreden en verdiepen van je dienstverlening. Lees hierover ook het artikel over het informatierangeerterrein.

TREND 3

Hybride wereld

Een nieuw gegeven is dat werken meer hybride wordt, zo stelt Fou-Khan Tsang. Als coronalockdown voorbij is, gaan we volgens hem waarschijnlijk naar een mengvorm, een of twee dagen per week thuiswerken, de rest op kantoor. Dat leidt ertoe dat digitale vergadertools die een jaar geleden niet in de hypecycle prijkten, nu in één keer direct in de gebruikersfase zijn terechtgekomen. ‘En‘, zo stelt Tsang, ‘dankzij thuiswerken werken assistent-accountants productiever. Voor adviseurs is het lastiger. Creatieve adviesprocessen gedijen minder goed in een digitale omgeving.’ Het coronavirus geeft wel opnieuw een enorme stimulans aan de migratie naar de cloud. Dat geldt in essentie voor alle software die wordt gebruikt binnen kantoren en ten behoeve van klanten.

TREND 4

Democratisering van technologie

Kengetallen formuleren en snelle analyses uitvoeren, allerlei administratieve handelingen vereenvoudigen voor ondernemers en gebruikers – dat alles komt steeds dichterbij. Administratieve toepassingen programmeren, digitale analyses uitvoeren en in sommige gevallen ook noodzakelijke processtappen zetten, wordt ook eenvoudiger. De verzamelterm die bij die trends hoort, is ‘low code’. Low code staat voor een toegankelijke visuele manier om applicaties te ontwikkelen. Helemaal nieuw is het niet. Immers de

eerste aanzetten ertoe dateren uit de jaren negentig. Dankzij low code wordt het technisch veel eenvoudiger om administratieve processtappen in digitale systemen op te nemen. Een inhoudelijke specialist op een deelterrein kan zo relatief eenvoudig zijn kennis kwijt in een digitaal systeem, zonder dat daarvoor direct de inbreng en expertise van een programmeur noodzakelijk is. Reindert Doorn van DOCCO brengt dit punt uitdrukkelijk naar voren. Low code faciliteert de gegevensuitwisseling tussen verschillende softwaretoepassingen. Denk daarbij aan CRM-systemen, accountingsoftware, rapportagetools externe data enz. Zeker als het gaat om analyses uitvoeren op basis van gegevens uit de boekhouding, gecombineerd met andere data liggen hier kansen voor kantoren: advisering gebaseerd op waardevolle data.

TREND 5

Kijken naar accountants

Compliancemaatregelen en het waarschijnlijk toenemende toezicht van de AFM op ook MKB-accountantskantoren zorgen ervoor dat procedures rond klantacceptatie en kwaliteitsbeleid strikter moeten worden bewaakt en vastgelegd. Daarmee neemt het belang van goede CRM-systemen en digitale dossiers alleen maar toe. Han Mesters van ABN AMRO kijkt van buitenaf naar accountants. Hij kijkt iets minder naar specifieke technologische toepassingen en meer naar grotere en bredere ontwikkelingen. Blockchain ziet hij nog niet echt veel verder komen. Die technologie blijft zweven tussen de teleurstellingsfase en de adoptiefase. Voor cryptovaluta is blockchaintechnologie weliswaar essentieel, maar andere mogelijke blockchaintoepassingen zijn toch te vaak niet duurzaam omdat ze te

veel energie vragen. Mesters wijst ook op de compliancefunctie binnen kantoren. Banken hebben hier een eigen rol en verantwoordelijkheid. Maar koppel dit aan de Wft-meldingsplicht van accountants en een toekomstig AFM-toezicht op MKB-accountantskantoren en er ligt bij accountants een dwingend agendapunt op tafel. Dergelijke groeiende toezichtdruk heeft consequenties voor de digitale systemen binnen kantoren. Hij wijst er ook op dat ondernemingsfinanciering allang niet meer alleen bij banken op de rol staat. Goede accountants kunnen er ook mee overweg. Early-warningsystemen, waardoor accountants tijdig mogelijke liquiditeitsproblemen bij ondernemingen kunnen signaleren en analyseren, liggen binnen het bereik van accountants. Dit matcht met het samen met de ondernemer opstellen en in de software inrichten van KPI’s, zodat goede managementinformatie en -ondersteuning kan worden geboden.

Tot slot

Democratisering van technologie verdient misschien wel de meest prominente plek in de Accountancy Hypecycle van 2021. Deze trend in de ICT heeft impact op veel, diverse toepassingen tegelijk. De uitdaging waarvoor accountants staan, is het optuigen van geïntegreerde systemen ten behoeve van hun kantoor. Technisch is al heel veel mogelijk. Maar waar sta je daarmee binnen je eigen kantoor? Daarop komen we in een latere editie ongetwijfeld terug.

Wil je succesvol de transitie maken naar een digitaal accountantskantoor? Praktisch en stap voor stap.