Waarom twee Microsoft-tools een opmars maken bij accountantskantoren


Power BI en Power Automate: data analyseren en slim uitwisselen

Administratie- en accountancykantoren zijn al sinds jaar en dag bezig hun processen te optimaliseren. Er is steeds meer software online benaderbaar, waardoor er momenteel nieuwe kansen ontstaan om slim data op te halen, te analyseren en uit te wisselen. Daarbij beschikken veel kantoren over een Microsoft 365-licentie. Naast apps als Excel, Word en Teams biedt deze suite ook apps voor data-analyse (Power BI) en voor het robotiseren van processen (Power Automate). Een mooie kans voor kantoren om hiermee kennis te maken.

‘Onontdekte parels’, noemt Reindert Doorn deze tools. Doorn is adviseur bij DOCCO en begeleidt dagelijks accountantskantoren bij het optimaliseren van processen. Vorig jaar zette hij het initiatief ‘Powerplatform voor accountants’ op om kantoren te attenderen op dit laaghangend fruit. Daarbij is de grote winst volgens Doorn, dat kantoren ontdekken wat de waarde is van data, als voorbereiding op de toekomst.

Power BI

De app Power BI Desktop kunnen kantoren kosteloos downloaden als ze beschikken over een Microsoft 365-abonnement. Power BI is een tool waarmee je krachtige visualisaties kunt maken van data voor inzicht, advies of om dashboards te maken. Microsoft hoopt met deze app de intensieve Excel-gebruiker te bedienen. Wie gewend is te werken met draaitabellen en verticaal zoeken, raakt snel thuis. Power BI is daarmee niet alleen laagdrempelig in de zin van benodigde kennis en kosten, het biedt ook waardevolle functies die in Excel moeilijker zijn te realiseren. Een paar voorbeelden:

  • Bewerkingen op geïmporteerde data blijven als stappen bewaard. Bij het verversen van data worden alle bewerkingsstappen vanzelf weer uitgevoerd. Dit is waardevol in situaties waarbij het kantoor nu bijvoorbeeld elke maand handmatig maandcijfers opstelt.
  • Er kunnen meerdere data bronnen worden benaderd. Dat kan zijn een Export, maar ook een directe koppeling naar een webapplicatie om daaruit gegevens op te halen. Ingeladen tabellenkunnen vervolgens eenvoudig worden verbonden met data.

Werken met Power BI kent doorgaans vier stappen: 1. Data inladen of verbinden met de data, 2. Data transformeren, zoals notatiewijzen omzetten of gegevens aanvullen, 3. de data modelleren, waarbij meerdere tabellen aan elkaar worden gekoppeld en 4. de data visualiseren door grafieken en diagrammen in te zetten. Hoe beter de datakwaliteit, hoe sneller deze stappen worden doorlopen. Het uiteindelijke rapport kan worden gedeeld via Power BI-service en zowel op de werkplek als op de smartphone worden benaderd. Aan deze stap zijn kosten verbonden. Power BI is geschikt voor ieder kantoor en wordt gebruikt voor het opstellen van interne managementrapportages, klantrapportages en dashboards voor gegevensanalyse voor uiteenlopende doeleinden. Kantoren kunnen er eveneens diensten mee ontwikkelen. De tool ontwikkelt zich snel en krijgt steeds meer futuristische functies als AI en Augmented Reality.

Power Automate

De app Power BI Automate kunnen kantoren ook kosteloos gebruiken, deze is onderdeel van het Microsoft 365-abonnement. Power Automate is een tool waarmee kantoren taken – of complete processtromen – kunnen configureren om deze geautomatiseerd te laten uitvoeren. Het wordt ook wel ‘robotic proces automation (RPA)’ genoemd. Hierbij is geen technische kennis nodig, al helpt technisch inzicht wel. Aan de hand van een eenvoudige scherminterface wordt met bouwblokken een proces in elkaar geklikt. Het leent zich voor taken die herhaaldelijk – en eenduidig – worden afgewikkeld. Een paar voorbeelden:

  • Informatie van klanten ophalen via een gestructureerd formulier. Vervolgens wordt er een bericht gegeven aan de interne relatiebeheerder en wordt de informatie automatisch opgeslagen binnen de kantoorsoftware.
  • Het aantal verloningen uit de salarissoftware per klant ophalen en deze automatisch importeren in de software voor het uitsturen van klantdeclaraties.

De belangstelling voor deze tool is groot, omdat de inzetmogelijkheden steeds beter worden. Naarmate meer software online is, nemen de mogelijkheden toe om geautomatiseerd gegevens te exporteren en te importeren in de software. Er zijn altijd wel taken en processen die niet kunnen worden ‘opgelost’ binnen de aanwezige software. Met deze tool kunnen er taken en processen applicatie-overstijgend worden geautomatiseerd.

Microsoft zal een ‘desktop’-versie van Power Automate binnenkort ook gratis binnen Windows 10 uitrollen. Met deze versie kunnen ook processen worden geautomatiseerd bij verouderde (lokale) software. Via schermopnamen kunnen stappen dan worden opgeslagen en geautomatiseerd worden herhaald (te vergelijken met een Excel-macro).

Voorbeelden en hulp

Op de speciale themawebsite www.power-platform.nl worden voorbeelden aangeboden aan kantoren, connectoren naar de meest gebruikte accountancyapplicaties en hulp in de vorm van instaptrainingen en consultancy.