De 7 gouden verandertips | Door Rutger Vahl

Waarom elke accountant kan veranderen

De omgeving van accountants veranderde nog nooit zo snel. De dienstverlening digitaliseert. Klanten stellen andere eisen. Accountantskantoren moeten op zoek naar een nieuwe rol. Hoe doe jij dat?

Aangejaagd door nieuwe technologieën en regelgeving verschuift de focus van accountants van controle naar advisering. De ontwikkelingen volgen elkaar razendsnel op. Ook wensen van klanten veranderen, net als de wensen van de nieuwste generatie medewerkers, opgegroeid in het digitale tijdperk. Accountantskantoren kunnen niet lijdzaam afwachten. Het is noodzakelijk proactief in te spelen op huidige en toekomstige trends. Dat is echter niet eenvoudig. Bekend zijn de verhalen over veranderprojecten die mislukken of veel duurder uitvallen dan begroot. En de meesten weten ook wel, dat het implementeren van een nieuw softwarepakket nog maar het begin is. Nieuwe digitale technologieën veranderen bedrijfsprocessen, werkwijzen, taken, rollen en bovenal de kantoorcultuur. Een uitdaging? Zeker. Maar veranderen is ook leuk en uitdagend. Met als beloning: een kantoor dat klaar is voor de toekomst!

1. Alles begint met een visie

Veranderen heeft alleen zin als je weet waar je naartoe wilt. Hoe zie jij het kantoor over vijf jaar? Welke klanten wil je dan bedienen? In welke branches zijn zij actief en wat gebeurt er de komende jaren in die branches? Aan welke dienstverlening hebben jouw klanten nu en straks behoefte? In je visie leg je vast welke rol jij voor hen wilt spelen: ben je een local hero, een full service kantoor of een specialist? Waar zie jij kansen? Is dat bij retail, industrie of is dat de medische sector? Breng ook in kaart aan hoeveel digitale dienstverlening jouw (toekomstige) klanten behoefte hebben. Hun wensen bepalen immers of je een super strakke digitale serviceverlener moet worden of juist meer een specialist in een-op-een advies. Belangrijk is dat de visie unaniem wordt gedeeld, te beginnen bij de top van het kantoor. Pas als alle neuzen dezelfde kant op staan en het management overtuigend met één mond spreekt, kunnen de volgende stappen worden gezet.

2. Omarm de technologie

Nieuwe digitale technieken rukken op. De vraag is niet óf ze het accountantsvak op zijn kop gaan zetten, maar wanneer. Zo gaat artificial intelligence mensenhanden overbodig maken. Een eerste stap is robotic accounting. Wordt robotic accounting gecombineerd met andere ontwikkelingen, zoals Instant Payment, blockchain en PSD2, dan ontstaat er een heel nieuw landschap. Dit zal impact hebben op accountantskantoren. Zie hoe blockchain banken al deels buitenspel heeft gezet. Deze technologie kan hetzelfde doen met de huidige rol van accountants. Tegelijk ontstaan er kansen om nieuwe diensten te ontwikkelen. Wees niet bang voor nieuwe digitale technologie, maar omarm deze zo snel mogelijk. Niet door meteen alles aan te schaffen wat er te koop is, maar door te weten wat er is, wat eraan zit te komen en vooral: hoe zij het accountantsvak kunnen gaan veranderen.

3. Selecteer de juiste softwareleveranciers

Er zijn tientallen bedrijven die jouw ICT-architectuur heel graag volledig toekomstproof willen maken. Belangrijk is echter dat zij jouw visie begrijpen en vanuit die visie met oplossingen komen. Dit houdt onder meer in dat ze niet denken vanuit hun eigen product (soft- en hardware) maar vanuit jouw dienstverlening en de rol die je als accountantskantoor wilt spelen richting klanten. Dit bepaalt welke oplossingen er worden gekozen en hoe deze worden ingeregeld. Uiteraard dien je een klik te voelen met de mensen die de ICT komen installeren; je zult een tijdlang met hen moeten samenwerken! Ook belangrijk is de kwaliteit van hun helpdesk. Want ga er maar vanuit dat je die, zeker in het begin, nodig zult hebben.

5. Neem medewerkers mee

Vanuit de psychologie is bekend dat veel mensen weerstand voelen tegen verandering als zij de urgentie niet zien. Kreten als ‘stilstand is achteruitgang’ gaan hen niet overtuigen. Maak medewerkers daarom deelgenoot van de digitale revolutie en de impact daarvan op het accountantsvak. Geef voorbeelden van koplopers (bezoek bijvoorbeeld eens een klant die ver is met digitalisering) en wat zij al hebben bereikt. Maar wees ook eerlijk over mogelijke gevolgen. Kies een individuele aanpak. Zoek ambassadeurs binnen het kantoor die de verandering dragen en kunnen helpen de visie van de top te laten landen. Betrek medewerkers in de stappen die worden gezet, laat zien waarom de gerealiseerde verandering noodzakelijk is en vier successen. Maar heb ook begrip voor medewerkers die moeite hebben met verandering en ondersteun ze bij het invullen van hun rol in de nieuwe organisatie.

4. Standaardiseer bedrijfsprocessen

ICT en digitale technologie functioneren bij de gratie van eenduidige en logische bedrijfsprocessen. Dat zijn ze op accountantskantoren echter lang niet altijd. Werkwijzen zijn immers historisch gegroeid en in de loop der jaren uitgedijd en voorzien van een stuk maatwerk. Waarom dingen ‘gaan zoals ze gaan’ weet meestal niemand meer. Onderzoek leert dat 80 procent van alle bedrijfsprocessen en werkwijzen in organisaties kan worden gestandaardiseerd. Met de twintig procent die overblijft maken organisaties het verschil ten opzichte van concurrenten. Accountantskantoren zijn geen uitzondering op deze 80-20-regel. Alvorens nieuwe ICT-systemen te implementeren, moet je bedrijfsprocessen vereenvoudigen, bijvoorbeeld door deze in lijn te brengen met de best practices uit de accountantsbranche.

6. Creëer een innovatieve cultuur

Veranderen is vernieuwen, is inspelen op toekomstige ontwikkelingen. Dit vraagt om een innovatieve geest. Deze valt niet top-down op te leggen; de top heeft hierbij wel een aanjagende rol. Deel je organisatie op in kleine teams. Zoek medewerkers die affiniteit hebben met digitale technologie en geef hun de mogelijkheid te experimenteren met nieuwe digitale technieken. Werk aan ‘minimal viable products’, uitgeklede ‘schaalmodellen’ met basisfunctionaliteit die hun toegevoegde waarde in de praktijk kunnen bewijzen. Zijn ze succesvol? Ga dan pas opschalen en uitbreiden. Kleinschaligheid voorkomt grote financiële debacles, maar zorgt er ook voor dat er een innovatiewind kan gaan waaien in jouw organisatie. Belangrijk uitgangspunt is dat fouten niet bestaan. Leermomenten zijn er wel.

7. Meet de verandering

Je kunt niets verbeteren als je het niet kunt meten, heeft de beroemde verandergoeroe Deming gezegd, bekend van zijn Plan-Do-Check-Act-cirkel. Gebruik voor dit meten ‘procesindicatoren’. Deel processen op in vier of vijf stappen, leg vast wat het doel van het proces is, wat de producten zijn om dit doel te bereiken en met welke input deze producten worden gevoed. Stel van elke processtap vast wanneer deze succesvol is. Op deze manier meet je de actuele situatie en bepaal je of je nog op koers ligt. Tegelijk is het wezen van veranderen dat alleen de eindbestemming duidelijk is, maar de weg ernaar toe veel minder. Goed programmamanagement en bovenal goede communicatie helpen hierbij.

Wil je succesvol de transitie maken naar een digitaal accountantskantoor? Praktisch en stap voor stap.