Interview AKRH administratiekantoor

‘Automatisering jaagt adviesomzet en uitbreiding klantenkring aan’

Roel Hermans startte na een periode als controller bij sierteeltbedrijven in 2010 zijn eigen administratiekantoor in het Limburgse Nederweert. Na tien jaar is Administratiekantoor Roel Hermans van eenpitter uitgegroeid tot een serviceverlener die zich onderscheidt door een innovatieve aanpak. Met behulp van vergaande automatisering en een duidelijke prijsstelling weten klanten het kantoor vanuit het hele land te vinden en groeit de omzet volop. ‘Ik zag in 2010 veel mogelijkheden in de markt’, vertelt Hermans. ‘Enerzijds kwam toen al de digitalisering opzetten, weliswaar nog in de kinderschoenen. Anderzijds was het ook een periode waarin veel overnames plaatsvonden van kleinere accountantskantoren door grotere. En naar mijn mening was er toch wel ruimte voor kleinere administratiekantoren die kunnen concurreren met accountantskantoren. Dus zodoende ben ik in mijn eentje begonnen. Wel heb ik me toen aangesloten bij franchiseformule Cijfermeesters, waar we vijf jaar bij zijn gebleven. Vanuit Nederweert werken we nu met vijf, zes man en hebben we een half miljoen euro omzet.’ Digitalisering Die groei was vooral mogelijk door jarenlang op digitalisering in te zetten, verklaart Hermans zijn succes. Voor zijn innoverende aanpak kreeg hij ook erkenning met drie nominaties voor de Exact Cloud Awards. ‘We zijn vier jaar geleden met Exact gaan werken, daarvoor gebruikten we Twinfield. De extra modules in Exact trokken ons aan. En met Basecone werkten we al in combinatie met Twinfield. Daar waren we heel tevreden over en dat zijn we eigenlijk nog steeds.’ Van de grote groep klanten die de administratie aanlevert doet 95% dat digitaal. Hermans: ‘Daar hebben we ongeveer drie jaar geleden ook onze policy van gemaakt: nieuwe klanten moeten gewoon digitaal aanleveren. We hebben nog wel eens wat oudere klanten bij ons uit de buurt die gewoon wat komen afgeven. Dan leggen we het bij ons onder de scanner, want uiteindelijk gaat alles bij ons door één straat. Dat maakt het efficiënt.’

Roel Hermans:


'Die innovatieve strategie werpt zijn vruchten af. Onze omzet is enorm gegroeid'

Vaste prijsstelling De dienstverlening van zijn administratiekantoor bestaat eruit dat al het repeterende werk (administratie, jaarrekeningen en aangiftes) via een jaarprijs wordt aangeboden, vertelt Hermans. Naast automatisering is ook die transparante prijsstelling een speerpunt, de prijzen staan voor een groot deel op de website. Die jaarprijs wordt in maandtermijnen in rekening gebracht, een soort maandabonnement dus. De overige dienstverlening gaat tegen uurtarief. ‘Door die manier van werken zijn we zelf ook supergemotiveerd om elk jaar weer stappen te zetten in die automatisering. Want als je je terugkerende werkzaamheden steeds efficiënter kunt uitvoeren is dat natuurlijk voor jezelf een groot voordeel. Als je al die terugkerende werkzaamheden ook tegen uurtarief zou factureren wordt je niet gemotiveerd om efficiënter te gaan werken.’ Groei in omzet en in regio Die innovatieve strategie werpt zijn vruchten af, constateert Hermans. ‘In 2018 zijn we 30% gegroeid, in 2019 ook en dit jaar koersen we af op een omzetgroei van 20%. Dat zijn grote groeipercentages. En het leuke is dat de adviesomzet de laatste twee jaar met veertig procent gestegen is. Dat is ook het doel, we willen tijd vrijmaken door automatisering en die vrijgekomen tijd gebruiken om advies te verkopen.’ Die automatisering zorgt er ook voor dat de klantenkring zich geografisch flink heeft uitgebreid. ‘We zijn een regionaal kantoor met een landelijk bereik en zitten echt door het hele land. We hebben naast de eigen regio ook klanten in Amsterdam en Groningen. Daaraan zie je dat digitalisering je als kantoor ook grote kansen biedt, waardoor je veel breder actief kunt zijn.’

Groei door vestigingen op meerdere locaties - waar hij eerder nog wel eens aan dacht - hoeft daarom van Hermans ook niet meer. ‘Als we niet in zo’n mate gedigitaliseerd waren hadden we minder makkelijk klanten in die wijdere regio kunnen bedienen. Dat zijn natuurlijk automatisch klanten die digitaal werken, daar hoef je ze niet voor te motiveren. Een klant uit Amsterdam snapt wel dat hij bij een Limburgs administratiekantoor digitaal moet aanleveren.’ Noodzaak De huidige periode wijst volgens Hermans uit dat je als accountants- of administratiekantoor ook niet meer zonder vergaande automatiseringsslag kunt. ‘Ik heb altijd geroepen dat kantoren die die slag niet maken – en daar zijn er nog genoeg van – de eerstvolgende crisis niet gaan overleven. En de coronacrisis maakt nu natuurlijk al wel heel erg duidelijk hoe belangrijk automatisering is. We halen zelf ook nu nog iedere week nieuwe klanten binnen. Ik hoop niet dat de huidige periode uitwijst dat sommige kantoren daar al te laat mee zijn, want er gaat natuurlijk wel wat tijd in zitten. Je moet ook je medewerkers en klanten motiveren. Wat dat betreft hadden we een voorsprong door in 2010 te beginnen met niks, we hebben niemand overgenomen. Daardoor zijn we vrij snel in die moderne manier van werken gerold. We hebben vooral jonge gasten op kantoor die ook graag die stappen zetten. En nieuwe klanten zijn vaak makkelijker om te motiveren om digitaal te gaan aanleveren dan wanneer iemand al twintig jaar bij je komt en al twintig jaar op papier aanlevert. Dat is gewoon moeilijker.’

image