Interview KroeseWevers


‘Digitaliseren en automatiseren leidt tot betere advisering'

Voor KroeseWevers betekent innovatie ‘in het jaar aan het jaar werken’. Met de juiste tools kunnen klanten niet alleen flink besparen op administratiekosten, het levert bovendien veel betere managementrapportages op. Partner Rob Mulder en IT-coördinator Wouter Smidt lichten toe hoe KroeseWevers die winst verzilvert.

1. Wat betekent innovatie voor KroeseWevers?

Smidt: ‘Wij hebben ons als doel gesteld om de administraties van klanten volledig te digitaliseren en te automatiseren. Zodoende is de klant minder tijd kwijt met de verwerking ervan. Het digitaliseren van administratieve processen gaat in veel gevallen verder dan alleen de digitalisering van de financiële administratie. Vaak betekent digitaliseren ook het goed in kaart brengen en optimaliseren van werkprocessen. Dit kan een concurrentievoordeel opleveren. Voor ons betekent dit dat een actuele administratie veel belangrijker wordt dan de jaarrekening. Met een druk op de knop moeten de belangrijkste kerncijfers en KPI’s beschikbaar zijn, zodat we de klant goed kunnen informeren en adviseren.’ Mulder: ‘De data zijn al ruimschoots aanwezig in onze praktijk. Met de juiste tools en de juiste aandacht kunnen we daar meer waardevolle informatie voor de klant uithalen. We zien onszelf dan ook als een trusted advisor van onze klanten: we kennen de privésituatie, de zakelijke situatie en zijn de vaste gesprekspartner bij investeringsbeslissingen en strategie. Digitale innovatie is voor ons dan ook vooral een kans om beter te kunnen adviseren. De klant verwacht van ons dat we hem of haar beter bijstaan.’

2. Hoe geeft KroeseWevers die missie praktisch vorm?

Mulder: ‘De software die inzicht geeft in de financiële prestaties van de klant helpt ons om scherper te kijken naar de prestaties van de klant. Wij houden ons daarom veel bezig met het inrichten van dashboards op basis van de actuele cijfers die klanten zelf genereren. Die slimmere inzichten helpen ons om betere managementrapportages op te tuigen en dus een betere sparringpartner te zijn voor de klant.’

Smidt: ‘De uitdaging zit in het bundelen van de kennis binnen onze organisatie. Dit hebben we gerealiseerd middels IT-accountancy, een kennisplatform op IT-gebied. Samen met IT-deskundigen van onze kantoren geven we deze dienstverlening vorm. Zo kunnen we de kwaliteit optimaliseren.’

3. Wat wordt er tijdens die bijeenkomsten besproken? Smidt: ‘Op bijeenkomsten van IT-accountancy komen alle expertises van KroeseWevers bij elkaar om te brainstormen over innovatie, actualiteiten op het gebied van automatisering en digitalisering, standaardisatie van werkprocessen over de diverse kantoren en op welke wijze wij elkaar verder kunnen versterken. Het projectteam wordt gevormd door zo’n twintig collega’s met uiteenlopende profielen: IT’ers, accountants, assistent-accountants en relatiebeheerders. Ook de directie is aangehaakt. Wat we allemaal gemeen hebben is de affiniteit met automatisering en digitalisering. Het belangrijkste is om met elkaar in gesprek te gaan over de uitdagingen in ons werk en hoe we die met elkaar kunnen op lossen. Om dit te bereiken moet je met elkaar hierover in gesprek. Zo kun je van elkaar leren en oplossingen met elkaar zoeken. Juist het samen werken om samen te leren is zo belangrijk, want dan kun je samen groeien.’ Mulder: ‘En als er complexe IT-vraagstukken bij klanten spelen waarvoor een specialist nodig is, dan schakelt de lokale accountant de hulp van een gespecialiseerde IT-accountant in. Denk daarbij aan kwesties als het inrichten van een managementinformatie-dashboard, het koppelen van het beste logistieke pakket aan een financieel pakket, of welke processen daaromheen weer invloed hebben op de administratieve vastlegging.’

Wouter Smidt


'Innovatie gaat altijd verder dan een nieuwe tool starten'

Rob Mulder


'Vaak genoeg zijn de voordelen niet eens zozeer financieel gedreven'

4. Kan een IT-leverancier dat koppelen van softwarepakketten niet beter dan u? Smidt: ‘Softwareleveranciers werken altijd binnen de kaders die zij zelf stellen. Elke leverancier zal geneigd zijn zijn eigen pakketten te verkopen. Wij denken vanuit de wensen en behoeften van de klant en zoeken hierbij de juiste software en tooling. Dus in eerste instantie zijn de uitgangspunten voor de juiste softwareselectie belangrijk, daarna volgt het koppelen pas. Juist in het selectieproces kunnen wij het verschil maken.’ Mulder: ‘Uiteindelijk mondt dat uit in een betere output ten behoeve van de managementrapportages. Als wij betrokken zijn bij de digitale input van het proces, levert dat betere KPI’s, als onderdeel van de managementrapportages op, waar de klant op kan sturen.’ 5. Kunt u een voorbeeld geven van de impact van digitalisering bij een klant? Smidt: ‘Wij hebben recent de administratie van een golfclub gedigitaliseerd. Hierdoor kunnen de medewerkers, die voorheen tweeënhalve dag in de week bezig waren met hun administratie, dit nu in één dag verwerken.’ Mulder: ‘Maar vaak genoeg zijn de voordelen niet eens financieel gedreven. Het hebben van financiële gegevens die up-to-date zijn heeft veel meer impact op het resultaat. De kwaliteit van de managementinformatie die daaruit voortkomt is veel hoger. Daarom is het sturen daarop het belangrijkste.’ 6. Waar kunnen klanten de snelle winst behalen? Mulder: ‘Als wij een quick scan van de administratie van klanten maken, dan achterhalen wij wat goed gaat en wat beter kan op het gebied van digitalisering en automatisering. Vragen die we hierbij behandelen zijn bijvoorbeeld: Worden alle facturen al digitaal aangeleverd en verwerkt? Worden verkoopfacturen automatisch ingelezen? Neemt de klant bij de managementrapportage financiële én niet-financiële data mee?’ Smidt: ‘En worden er nog handmatig zaken ingeklopt? Zijn de softwaresystemen voldoende aan elkaar gekoppeld? Daar valt altijd winst te behalen.’

7. Wat betekent dat voor de training van uw professionals? Mulder: ‘Een speerpunt van ons team is dat we in het jaar, aan het jaar werken. De administraties van onze klanten moet zo optimaal mogelijk werken, zodat we op 31 december al weten wat de financiële prestatie van het jaar is geweest. Vervolgens moeten onze mensen door het jaar heen met de automatiseringsoplossingen en tools kunnen werken. Dat is een kwestie van trainingen volgen, kennis vergaren en ervaringen opdoen. Ook dat initieert ons projectteam.’ Smidt: ‘Het is belangrijk de juiste mensen te vinden op de juiste plaats. Dat merken we ook bij het werven van nieuwe medewerkers. We zoeken niet langer naar de traditionele accountant, nee, we willen de veranderende accountants aan ons binden – diegenen die affiniteit hebben met digitalisering en automatisering. Met hen gaan we in gesprek om ze te binden en te behouden. Bijvoorbeeld door gezamenlijk een ontwikkelplan te bepalen, hierbij ambities uit te spreken en te bepalen welke individuele trainingen en opleidingen gewenst zijn voor doorontwikkeling.’ 8. Welke impact hebben deze innovaties op de werkwijze van KroeseWevers? Smidt: ‘We worden een bredere dienstverlener, met een andere personeelssamenstelling. Hiervoor hebben we een bredere expertise nodig.’ Mulder: ‘De opleidingsbehoefte van onze collega’s verbreedt en verandert. Traditioneel volgen onze collega’s de accountancyopleiding om accountant te worden. Dit jaar hebben we ook een collega die kiest voor de controllersopleiding. Dat sluit aan bij de behoefte om managementrapportages te ontwikkelen voor onze klanten. Dat maakt dat we moeten schakelen als organisatie en dat past bij onze ontwikkeling tot een bredere dienstverlener.’