Door Frans Heitling


Maak van je portfolio een top-POP

PE gaat sinds dit jaar anders. Geen cursussen volgen, inclusief verplichte onderwerpen, totdat je als accountant je verplichte jaarlijkse puntenscore hebt gehaald. Persoonlijke Ontwikkelplannen, POP’s, zijn nu leidend. Iedere accountant is individueel verantwoordelijk voor zijn eigen permanente educatie. Hoe gaan kantoren daarmee om? Mattijs Buitinga en Anja Wansink AA van de Jong & Laan vertellen hoe dit kantoor daarin de regie neemt.

Permanente educatie moet daadwerkelijk worden toegesneden op de individuele behoefte en ontwikkeling van de accountant. Persoonlijke Ontwikkel Plannen (POP’s) staan centraal in de nieuwe methodiek, die nu sinds dit jaar daadwerkelijk voor alle accountants van toepassing is. ´In de nieuwe PE-opzet staat het leerresultaat centraal. PE-plichtige accountants bepalen zelf de inhoud, vorm en omvang van de PE-activiteiten die nodig zijn voor het professioneel uitvoeren van huidige en toekomstige werkzaamheden’ heette het nog bij de introductie van de nieuwe PE-plannen, inmiddels al weer 3 jaar geleden. ‘Te vrijblijvend’ was destijds het stevige oordeel van o.a. de SRA over de plannen. De volgende vragen komen nu naar voren. Hoe gaan kantoren ermee om? Welke eisen moet je als kantoor nu eigenlijk stellen aan POP’s? Hoe houd je dat als kantoor in de gaten?

Er zijn inmiddels diverse – online – systemen waarin de persoonlijke vorderingen van een accountant kunnen worden vastgelegd. Richting NBA moet je immers als accountant wel kunnen aantonen dat je voldoet aan je PE-verplichtingen. Alles staat of valt uiteindelijk met hoe het nieuwe PE-systeem praktisch wordt ingevuld en uitgevoerd. Daar waar het oude systeem volstond met het registreren van aanwezigheid bij PE-cursussen en congressen gaat het nieuwe systeem uit van een persoonlijk ontwikkelplan, toegesneden op de individuele accountant en zijn specifieke rol. Ook rijst de vraag of de risico’s van een tamelijk obligate invulling en het minimaal voldoen aan verplichtingen nog steeds aanwezig zijn. Strikt genomen bestaat er nog steeds ruimte – los van de onderwerpen die de NBA verplicht stelt – om min of meer vrijblijvend om te gaan met het systeem. Immers, kantoren worden steekproefsgewijs gecontroleerd. En voor Persoonlijke Ontwikkelplannen kun je voor verschillende functies in de MKB-praktijk al gauw tamelijk universele ontwikkelplannen opstellen. Het persoonlijke aspect speelt dan niet meer zo’n grote rol. Uiteindelijk staat of valt het met hoe kantoren hiermee omgaan.

De Jong & Laan

Grotere kantoren kenmerken zich door diversiteit in functies. Dat geldt ook voor de Jong & Laan. Een full-servicekantoor met meerdere vestigingen in oost-Nederland, gericht op het MKB, maar ook een controle- en adviespraktijk. In een gesprek met Anja Wansink AA, opleidingsmanager bij de Jong & Laan en Mattijs Buitinga, hr-manager, vertellen zij hoe hun organisatie omgaat met het nieuwe PE-systeem . Bij de Jong & Laan wordt de invulling van het nieuwe PE-systeem niet overgelaten aan de individuele medewerker. Heel praktisch wordt er gewerkt met profielen voor:

  • de samenstelpraktijk, (junior/assistent, adviseur, accountant);
  • de controlepraktijk (junior/assistent, controleleider, accountant).

‘Dit wordt niet vrijblijvend ingevuld’, stelt Mattijs Buitinga. ‘Los van de door de NBA verplichte onderwerpen stellen we zelf ook eisen en bieden we opleidingen waaraan een verplichte kennistoets is verbonden.’

Verplichte onderwerpen zijn een summer course, vaktechnische bijeenkomsten over wisselende thema's, maar ook externe verslaggeving, fraude, criminologie en fraudebewustzijn. ‘Voor leidinggevenden geldt tevens inspirerend leiderschap als verplicht item’, stelt Wansink. Er wordt gekeken naar welke kennis op welk niveau bij medewerkers aanwezig moet zijn en wordt bijgehouden. Vervolgens komen de ervaring en functie van de individuele medewerker aan de orde. Daarmee worden leerdoelen ook persoonlijk en zijn ze dus niet voor alle medewerkers gelijk. Kort samengevat staat het bovengenoemde intern centraal bij de Jong & Laan.

Mattijs Buitinga | De Jong en Laan


'In de POP ligt het accent niet op wat fout gaat, maar op verbeterpunten'

Uitwerking is alles

Het is nooit moeilijk om algemene doelen te omschrijven; het gaat uiteindelijk om het #hoedanprecies. De Jong & Laan heeft in het afgelopen jaar, onder druk van het coronavirus, grote stappen gezet met online en blended learning, oftewel online en mengvormen. ‘En dat is goed gelukt’, zo stelt Anja Wansink. In de praktijk werkt het uiteindelijk heel goed om meer thuis te werken, online te vergaderen en cursussen te volgen. ‘Dat gaat niet meer veranderen’, voegt zij eraan toe. ‘De organisatie heeft het afgelopen jaar in één keer een forse sprong voorwaarts gemaakt. ’Adviesvaardigheden zijn in het aanbod een onderwerp dat vanuit het kantoor verplicht is. Leidinggeven op afstand staat dankzij corona nu ook stevig op de cursusagenda. Maar ook heel praktische vaardigheidstrainingen, zoals een goed sollicitatiegesprek voeren met behulp van de STARR-methode – Situatie, Taak, Actie, Resultaat, Reflectie – met mogelijke nieuwe medewerkers. Dit staat naast de – vanzelfsprekende – vaktechnische onderwerpen die ook aan de orde komen.

Anja Wansink | De Jong & Laan


'Online cursussen volgen? Dat gaat niet meer veranderen'

Hybride, online en op kantoor

Online komt niet altijd in de plaats van werken op kantoor of van een cursus ter plekke. Dat geldt vooral bij trainingen waar bijvoorbeeld met rollenspellen wordt gewerkt en waar gedrag en attitude nadrukkelijke onderwerpen zijn. En als ‘klankborden’ echt noodzakelijk is, dan werkt dat op kantoor natuurlijk altijd beter. ‘In het programma dat de Jong & Laan haar mensen biedt komt dat ook nadrukkelijk terug. Een manier om dat vorm te geven is “feed forward, kritiek”’, zo stelt Buitinga. ‘Niet het accent leggen op wat fout gaat, maar veel meer op zoek naar de individuele verbeterpunten en deze vervolgens ook opnemen in iemands POP.’

Uitvoering, uitrol totale organisatie

In maart is de Jong & Laan officieel begonnen met het nieuwe systeem en moeten alle accountants hiermee werken. Bij het kantoor zijn ze inmiddels al wel toe aan de volgende stap: niet alleen de accountants, maar alle medewerkers – zo’n 700 mensen – gaan in de nabije toekomst werken volgens deze systematiek. Het kantoor begint met de 380 accountancymedewerkers, daarna volgen de stafafdelingen en andere medewerkers. Naast accountants, gaat het ook om fiscalisten en specialisten in andere disciplines.

Borging in systemen

Een nieuwe systematiek brengt ook nieuwe digitale systemen met zich mee om de POP’s in vast te leggen en te monitoren. De Jong & Laan gebruikt hiervoor MyPE, het door de SRA aangeboden systeem dat samen met Full Finance en de Interaction Groep is ontwikkeld. De eerste ervaringen met dit systeem zijn positief. Het opstellen van een POP wordt goed gefaciliteerd; het stramien is helder en duidelijk. Maar er is nog wel kritiek. Verbeterpunten zijn het volgen van vorderingen vanuit bijvoorbeeld een hr-afdeling en rapportages genereren vanuit het systeem ten behoeve van het management.

Anja Wansink en Mattijs Buitinga staan helemaal achter de nieuwe aanpak. Wel zien beiden de risico’s die het nieuwe systeem in zich draagt. Zij zien wel het bezwaar dat het resultaat erg afhankelijk is van hoe een kantoor dit concreet invult. In theorie is het nog steeds mogelijk om als kantoor de kantjes er vanaf te lopen en te volstaan met een min of meer marginale invulling van persoonlijke ontwikkelplannen. Dat is nadrukkelijk niet de ambitie van de Jong & Laan.